Règlements

Règlements de la Société de flûte à bec de Montréal

Politiques

Politique en cas de tempête

 

Les dispositions qui suivent constituent les règlements généraux de la Société de flûte à bec de Montréal, une association non personnifiée ci-après nommée la Société.

Depuis sa fondation en septembre 1964 jusqu’à l’adoption des présents règlements généraux, la Société était connue sous la dénomination de ARS MUSICA MONTRÉAL.

ARTICLE I - ORGANISATION

La Société est une association sans but lucratif reconnue comme chapitre de l’American Recorder Society, Inc.

ARTICLE II - OBJETS

• Promouvoir la flûte à bec comme un instrument dont le jeu permet d’accéder à une expérience musicale active, enrichissante et complète.
• Fournir aux membres de la Société:
• Des moyens pour développer leur habileté dans le jeu de la flûte à bec et accéder à une meilleure compréhension de l’art

          musical;

• Des occasions de jouer ensemble;
• Des occasions de se produire publiquement.

ARTICLE III - MEMBRES

Section A - Critères d’admission

Toute personne qui souscrit aux objets de la Société et désire participer à ses activités peut devenir membre de la Société après acceptation de sa demande par le conseil d’administration et paiement de la cotisation fixée pour l’année en cours.

A moins d’entente particulière avec le conseil d’administration, cesse d’être membre de la Société un membre qui ne s’acquitte pas de la cotisation annuelle dans le délai fixé par le conseil d’administration et qui, après avoir reçu un avis écrit, ne remédie pas à la situation dans les 30 jours de cet avis.

Les membres de la Société ne sont pas tenus d’être membres de l’American Recorder Society, mais sont encouragés à le devenir.

Section B - Catégories de membres

• Utilisateurs:

         -Individu

         -Famille: parents et enfants de 18 ans et moins

         -Étudiants à plein temps de 25 ans et moins

• Associés

• Toute autre catégorie établie par le conseil d’administration

Section C - Droits et privilèges

Les membres utilisateurs de la SFBM jouissent des avantages, droits et privilèges suivants:

• Participer aux activités musicales de la SFBM pour lesquelles ils rencontrent les exigences requises et ont acquitté les frais d’inscription;

• Bénéficier d’un lieu de rencontre et d’échanges entre amateurs et professionnels de la flûte à bec;

• Obtenir de l’information utile à tout amateur de flûte à bec;

• Être sur la liste d’envoi de la SFBM: bulletin d’information, convocations, annonces, etc.;

• Exercer un droit de parole et de vote aux assemblées d’affaires de la Société;

• Être candidat aux postes d’administrateur;

• Avoir accès à tous les livres et documents de la Société.

Les membres associés sont des personnes qui, bien que non inscrites aux activités musicales de la SFBM, désirent soutenir cette organisation. Ils jouissent des mêmes avantages, droits et privilèges que les autres membres.

Section D - Responsabilité

Un membre n’est pas responsable des obligations de la Société au-delà du montant non payé sur sa cotisation.

ARTICLE IV - CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le conseil d’administration (ci-après nommé le Conseil) est composé de sept administrateurs.

Les administrateurs sont élus par les membres de la Société.

Le Conseil peut embaucher un conseiller musical. Ce poste est confié à un professionnel reconnu dans le domaine de la flûte à bec. Il agit comme consultant auprès du Conseil en matière de planification annuelle d’activités musicales et de moyens à prendre pour réaliser le programme d’activités envisagé.

Le Conseil peut former des comités et confier des mandats à des membres pour l’accomplissement de tâches diverses.

Le Conseil a la responsabilité pleine et entière des biens et des affaires de la Société. Il établit le budget annuel et planifie et dirige les activités en conformité avec les règlements généraux.

Les réunions du Conseil sont convoquées par le président. Une réunion peut avoir lieu sans avis préalable de convocation si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent. Sur demande écrite de deux administrateurs, le secrétaire doit convoquer une réunion du Conseil. Les avis de convocation ainsi que l’ordre du jour des réunions doivent être envoyés au moins une semaine à l’avance.

Le Conseil se réunit au moins un fois l’an. Trois membres forment le quorum. Chacun des sept membres a droit de vote et toute question devant faire l’objet d’un vote est décidée à la majorité simple des membres présents. En cas de partage des voix, le président a voix prépondérante.

Les membres du Conseil ne sont pas rémunérés mais peuvent être remboursés pour les frais et dépenses encourus de bonne foi dans l’exercice de leurs fonctions.

ARTICLE V - LES ADMINISTRATEURS

Les administrateurs sont le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier, le coordonnateur à la programmation musicale, le responsable de la publicité et un conseiller.

Les administrateurs sont élus pour une période de deux années renouvelables à compter de leur élection lors de l’assemblée générale annuelle.

Tous les postes ne sont pas mis en élection la même année. Aux années paires, les postes à la vice-présidence, à la trésorerie et à la coordination des programmes deviennent vacants; aux années impaires, c’est au tour de la présidence, du secrétariat, de la publicité et du conseiller.

Advenant la démission d’un administrateur, le Conseil désigne un successeur jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle.

ARTICLE VI - FONCTIONS DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Section A - Description des fonctions

Les descriptions de fonctions qui suivent servent d’indications générales. Le Conseil peut les modifier ou ajouter des responsabilités au besoin.

La présidence assume le pouvoir de gestion habituellement confié à ce poste. Elle convoque et préside les réunions du Conseil et des membres. Advenant une vacance au Conseil ou la non disponibilité d’un membre du Conseil, elle voit à ce que les fonctions du poste concerné soient exercées. Conformément aux règlements généraux de l’American Recorder Society, la présidence agit comme représentant du chapitre et est responsable de la communication entre l’American Recorder Society et la Société. La présidence présente un rapport de l’année écoulée à l’assemblée générale annuelle.

La vice-présidence assiste la présidence et la remplace en cas d’absence ou incapacité de servir. Advenant le décès ou la démission de la présidence, la vice-présidence agit à sa place jusqu’à ce qu’un successeur soit nommé par le Conseil. Elle accomplit les tâches que le Conseil peut lui confier.

Le secrétariat rédige le compte rendu de toutes les réunions du Conseil et des membres. Il tient les livres où sont enregistrés les règlements de la Société, les noms et adresses de tous les membres en règle, les noms et adresses de ceux et celles qui ont été ou qui sont administrateurs avec les dates auxquelles ils le sont devenus ou ont cessé de l’être, les compte rendus des réunions du Conseil et des membres ainsi que toute autre documentation officielle appartenant à la Société. Il a la responsabilité des envois postaux aux personnes apparaissant sur la liste des membres en règle de la Société.

La trésorerie perçoit tous les argents. Elle met à jour la liste des membres en règle de la Société et la transmet au secrétariat. Elle s’occupe du compte bancaire, dépose et signe les chèques, acquitte la cotisation à l’American Recorder Society et lui transmet l’information requise sur les membres, effectue les dépenses décidées par le Conseil, tient un livre exposant la situation financière de la Société et présente le rapport financier de l’année écoulée lors de l’assemblée générale annuelle. Dans le livre du trésorier sont enregistrés les recettes et les dépenses de la Société et les matières auxquelles elles se rapportent, l’actif et le passif de la Société, les droits et obligations de la Société. Chaque année le livre de la trésorerie est vérifié par une ou des personnes nommées par le Conseil.

Le coordonnateur à la programmation musicale a la responsabilité de communiquer avec les professeurs et chefs invités en vue d’assurer la réalisation du programme d’activités musicales et d’assurer la disponibilité des partitions musicales nécessaires à la tenue des activités de la Société.

Le responsable de la publicité planifie et coordonne toutes les activités de publicité de la Société.

Le conseiller n’a pas de fonction déterminée.

Le président sortant demeure membre du Conseil pour une année sans droit de vote.

Section B - Pouvoir de signature des chèques

En plus du trésorier, le Conseil désigne deux autres administrateurs qui ont un pouvoir de signature.

Les chèques doivent être signés par deux des trois administrateurs qui ont un pouvoir de signature.

ARTICLE VII - MISES EN NOMINATION ET ÉLECTIONS

La liste des candidats pour chaque poste d’administrateur (président, vice-président, secrétaire, trésorier, coordonnateur à la programmation musicale, responsable de la publicité et conseiller) est présentée par un président d’élection. Dans tous les cas, le consentement des personnes nommées doit avoir été obtenu au préalable. Le président est exclu de la possibilité de se porter candidat.

Lors des élections, la liste est présentée après quoi les membres sont invités à proposer d’autres candidats s’ils le désirent. Tout membre peut proposer un candidat à condition d’avoir obtenu le consentement du candidat au préalable. S’il n’y a qu’un candidat pour un poste à combler, il est élu par acclamation. Dans le cas où il y a plus d’un candidat pour un poste à combler, il y a élection et le vote se prend au scrutin secret. Le candidat recevant le plus de voix est déclaré élu. En cas d’égalité des voix, on procède à un deuxième tour de scrutin.

 ARTICLE VIII - RÉUNIONS D’AFFAIRES DES MEMBRES

Les réunions sont convoquées par le Conseil ou suite à une demande formulée par écrit au Conseil par cinq membres en règle. Chaque individu a droit à un vote et le vote par procuration n’est pas permis. Les membres présents forment le quorum.

L’avis de convocation et l’ordre du jour proposé doivent être envoyés aux membres deux semaines à l’avance.

L’assemblée générale annuelle se tient en juin. L’ordre du jour comprend les rapports du président et du trésorier, une discussion sur le budget de la Société et tout autre sujet pertinent. Les élections ont lieu lors de l’assemblée générale annuelle.

ARTICLE IX - FINANCES

Section A - Exercice financier

L’exercice financier de la Sociétédébute le 1er juin et se termine le 30 mai de chaque année.

Section B - Cotisation

La cotisation annuelle des membres et le délai fixé pour l’acquitter est fixé par le conseil d’administration de la Société.

Advenant la démission d’un membre, le conseil d’administration ne lui rembourse pas le montant de la cotisation payée à moins d’entente particulière.

Pour obtenir un remboursement des frais d'inscription à une activité, un avis d'annulation doit parvenir au Conseil avant le 1er octobre pour la session d'automne et avant le 15 janvier pour la session d'hiver. La portion non-utilisée de la session est remboursée à 75%.

ARTICLE X - ADOPTION ET MODIFICATION DES RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

Ces règlements peuvent être adoptés ou subséquemment modifiés par le consentement d’au moins les deux tiers des membres présents à une réunion des membres.

 ARTICLE XI - DISSOLUTION

La Société ne peut être dissoute que du consentement d’au moins les deux tiers des membres présents à une assemblée spéciale.

 ARTICLE XII - LIQUIDATION

Advenant la liquidation de la Société, tous les biens restants, après paiement des dettes, sont remis à une organisation poursuivant des fins semblables.

Les présents règlements généraux révisés en date du 26 juin 2002 ont d’abord été adoptés lors d’une assemblée des membres tenue le 9 juin 2000 et incluent les modifications adoptées par la suite lors d’assemblées générales des membres.

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